VIRTUELLE MESSE SOFTWARE UND ANBIETER - DAS GIBT ES

VIRTUELLE MESSE SOFTWARE UND ANBIETER – DIE RICHTIGE LÖSUNG FINDEN

Wie finde ich den für mich richtigen Anbieter oder die richtige Software, um mein virtuelles Event bestmöglich umzusetzen?

In diesem Beitrag möchte ich genau auf diese Frage eingehen, die sich wohl jeder Messerveranstalter – egal ob im realen oder im virtuellen Raum – stellen wird.

Software und Anbieter

Es gibt eine Vielzahl von Anbietern und Softwarelösungen. In der Regel hängen diese fest miteinander zusammen.

Warum das so ist? Der Anbieter kennt sich mit der Software am besten aus und setzt die virtuelle Messe / das virtuell Event für Sie auf. Sie brauchen sich darum also nicht selbst zu kümmern. Vergleichen können Sie das mit einem Messebauer, der die handwerkliche Umsetzung Ihrer geplanten Veranstaltung für Sie übernimmt. Zudem kommt ganz essentiell hinzu, dass die Anbieter dazu da sind, technische Probleme aus dem Weg zu räumen und einen reibungslosen Veranstaltungsablauf zu gewähren.

Grundsätzlich gibt es bei den Anbietern zwei Kategorien zu unterscheiden:

  1. Anbieter, die Ihre eigene Softwarelösung entwickelt haben
  2. Anbieter, die auf eine bestehende Softwarelösung zurückgreifen

Für die jeweilige Lösung kann es verschiedene Gründe geben, die ich Ihnen nun genauer erläutere und anhand derer Sie eine Pro-und-Contra-basierte Entscheidung treffen können.

 

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Anbieter mit eigener Softwarelösung

Häufig hängt es mit der Herangehensweise zusammen, nachdem die Idee zu virtuellen Messen kam. Der eine Anbieter entscheidet sich eine gänzlich eigene Lösung anbieten zu wollen und steckt zunächst viel in die Entwicklung, die Tests und die Optimierung. Der Vorteil liegt darin, dass diese Anbieter später autark sind und schnell Anpassungen vornehmen können. Diese Anbieter laufen Gefahr, dass viel Zeit und Energie für diese technische Realisation aufgewendet werden muss, die dann an anderer Stelle fehlt. Es werden schnell viele Ressourcen notwendig.

 

Anbieter ohne eigene Softwarelösung

Anbieter, die sich auf bestehende Softwarelösungen zugreifen, gehen hier einen anderen, vielleicht direkteren Weg. Die technische Realisation spielt für diese Anbieter selbst keine Rolle. Vielmehr schauen sie sich den Markt an und wählen die geeignetste Lösung für sich aus. Der Fokus liegt dann auf dem Vertrieb von virtuellen Events und der Kundenberatung. Die Problematik hierbei kann sein, dass geänderte technische Anforderungen oder spezielle Kundenwünsche nicht oder weniger direkt implementiert werden können. Und von der anderen Seite betrachtete: Die Anbieter müssen technische Änderungen des virtuelle Messe Software-Anbieters so hinnehmen. Wieso kann diese Lösung für die Software-Anbieter als auch für die letztlichen Käufer von virtuellen Messen und Events Sinn machen? Der Anbieter fokussiert sich voll auf die technische Weiterentwicklung und die erfolgreiche Umsetzung der Events. Seine Vertriebspartner können dann ganz gezielt auf den Märkten präsent sein, beispielsweise gibt es je nach Land und Region unterschiedliche Präferenzen. Hier jeweils spezialisierte Partner vor Ort zu haben, macht also Sinn. Der Anbieter selbst kann dadurch große Marktkenntnis zu Kundenwünschen und Marktunterschieden erlangen und größere Lerneffekte erzielen.

Dies sind vor allem hintergründige Informationen. Nachfolgend will ich nun genauer auf die Unterschiede eingehen, anhand derer Sie die für Sie passende Lösung finden können.

 

Zugang

Hierbei sind keine großen Unterschiede zu beachten, auf die Sie besonderen Fokus richten müssen. Zutritt zu einer virtuellen Messe, einem virtuellen Kongress und allen anderen virtuellen Veranstaltungen erhält man über den Zugangslink. Dieser kann öffentlich sein – bspw. für eine kostenlose B2C-Messe – oder privat bzw. gegen eine Eintrittsgebühr. Zu unterscheiden sind von den Zugängen die für Teilnehmer / Besucher und die für Aussteller / Referenten.

Die Handhabe ist hier gänzlich unkompliziert und wird vom Anbieter und der Software entsprechend bereitsgestellt.

 

Erlebnis in der virtuellen Umgebung

Das virtuelle Erlebnis ist sehr vielfältig und bedarf daher einer Unterteilung:

Infomaterial & Produkte

Zu jeder Messe und zu jeder Veranstaltung gehören eigene Unterlagen für die Teilnehmer. Dies können Werbebroschüren sein, ein Programmheft, kleine Werbegeschenke oder Produkte. Die gute Nachricht: von den Anbietern bekommen Sie die notwendigen technischen Voraussetzungen dafür stets als Grundausstattung inklusive. D.h. Sie können bei einem virtuellen Kongress einen Tagesordnungsplan haben, an Ihrem Messestand wichtige Informationsunterlagen, und Sie können eigene Werbe- oder Imagefilme abspielen lassen (dazu mehr unter “Branding”). Je nach Buchung kann es natürlich zu verschiedenen Beschränkungen in der Anzahl oder den Varianten an eigenem Material geben.

Ebenso spannend: Produktvorstellungen und -einführungen. Natürlich gibt es keine Möglichkeit ein reales Produkt zu zeigen und erlebbar zu machen. Allerdings können Sie genauso Ihr Produkt anhand eines 3D-Modells präsentieren und zeigen. Hinzukommt, dass Sie das Produkt noch detailreicher zeigen können als in der Realität und von ganz anderen Perspektiven aus. Wie das geht? Nehmen wir als Beispiel ein neues, technisches Bauteil, das Sie präsentieren möchten. Auf Ihrer virtuellen Produktpräsentation können Sie beispielsweise eine virtuelle Fahrt durch das Bauteil machen und einen Blick in das Bauteil hinein gewähren. Ein anderes Beispiel ist eine Produkteinführung. Anhand eines 3D-Modells stehen Ihnen ganz neue Möglichkeiten zur Verfügung Ihr neues Produkt in Szene zu setzen und in innovativen, werblichen Videos erlebbar zu machen oder von Besuchern entdecken zu lassen.

Für beides gilt es, dies genau mit den von Ihnen favorisierten Anbietern und Softwarelösungen abzustimmen. Die können Ihnen hier am besten weiterhelfen, da solche Produkteinführungen und -präsentationen hoch individuell gestaltet werden können. Sollten Sie eine weniger individuelle Lösung wünschen, erhalten Sie meist auf den Websites der Anbieter erste gute Informationen, ob Infomaterialien, Produktpräsentationen, digitale Give Aways standardisiert möglich sind. In der Regel wird dies aber so sein.

 

Branding

 

Individuelle Stände

Es gibt Anbieter, die ermögliche es, komplett individuelle Stände auf das Messegelände hochzuladen. Dies kann z.B. über ein CAD-Modell Ihres Standes funktionieren. Wichtig ist hierbei, dass die von Anbieter- und Software-Seite grundsätzlich möglich ist.

Viele Kunden nutzen neben Messe oder außerhalb von Messen solche individuellen, virtuellen Stände als zusätzliches Online-Erlebnis Ihrer Markenwelt bspw. auf Ihrer Website oder eigenen Landing Pages. Oder um ein Messeerlebnis bequem von überall aus und zu jederzeit möglichen und zugänglich zu machen. Für die Umsetzung ist keine virtuelle Messe-Umgebung notwendig, sondern es wird einzig Ihr Stand nach Ihren genauen Vorgaben digitalisiert und virtualisiert. So können Sie ihren derzeitigen Stand 1:1 in die Online-Welt übertragen. Sprechen Sie uns drauf an, wenn das für Sie interessant ist, wir bieten auch hierfür Lösungen an.

Avatare

Ein sehr spannender Punkt und leider weniger verbreitet als man vermutet – zumindest hat mich das sehr überrascht. Wir haben uns nämlich gezielt für eine Lösung mit Avataren entschieden. Dies hat den einfachen und doch ganz zentralen Grund, dass Sie nur so ein reales Messe-Gefühl so ideal wie möglich nachbilden können. Andernfalls sehen Sie zwar eine schöne virtuelle Messe- oder Event-Umgebung, sie ist jedoch menschenleer und wirkt komplett verlassen. Und Einsamkeit sollte auf einer Messe wohl am wenigstens entstehen.

Hinzu kommt, dass die Avatare die Interaktionen miteinander immens vereinfachen und nur so stark der Realität nachempfunden werden können. Am besten können Sie dies mit einem Video- und Computerspiel vergleichen, in dessen digitaler Welt auch andere Charaktere herumlaufen, mit denen Sie interagieren können. Sehr nahe kommen hier die Erlebniswelten von Second Life oder der Sims Reihe, beides gute und anschauliche Beispiele dafür.

Hier bin ich sehr klar positioniert und möchte Ihnen aus eigener Erfahrung eine dringende Empfehlung zu einer Lösung mit Avataren aussprechen. So gelingt ein gutes und möglichst reales Netzwerken.

 

Mobile Versionen

Ist die Messe auch über mobile Endgeräte, also Smartphone und Tablet besuchbar? Funktionieren alle wichtigen Interaktionsmöglichkeiten, Darstellungen, die Bewegung auf dem Messegelände? Wichtige Fragen, die Sie stets prüfen sollten, am besten in einer Live-Demonstration des Anbieters. So können Sie herausfinden, ob das Messeerlebnis für Ihre geplante Messe auch mobil funktioniert.

Dies kann ein durchaus relevanter Punkt sein, da im Allgemeinen die mobile Nutzung über die letzten Jahre immer weiter zugenommen hat – und kein Ende in Sicht ist. Daher macht es durchaus Sinnn, sich damit genauer auseinander zu setzen. Es kann durchaus sein, dass Ihre Besucher auch mobil auf Ihr virtuelles Messe- oder Kongresserlebnis zugreifen wollen.

 

Webinare & Interaktion

Was wären Messen und Kongresse ohne persönliche Gepräche, den Austausch, das Netzwerken miteinander und ohne Fachvorträge? Das Pendant zu den Vorträgen und Reden sind Webinare. Diese können entweder live sein und mit der Möglichkeit direkt auf Fragen einzugenen und mit den Zuhörern zu interagieren. Sie können aber genauso aufgezeichnet sein. Hier ist eine Interaktion mit dem Publikum dann entweder per Live-Chat möglich oder im Anschluss an das Webinar mit einer Fragerunde, zu der sich der Redner dann live schaltet. Beide Wege funktionieren und sind technisch möglich.

Auch über das Webinar hinaus, und hier gerade ganz besonders, ist die Interaktion das A&O. Besucher möchten mit Ihnen, mit Ihrem Stand oder mit Ihren Unterlagen interagieren. Sprich: sie möchten sich eigenständig informieren und Produkt- oder Unternehmensbrochüren u.Ä. mitnehmen. Und Sie möchten sich austauschen, Fragen stellen, Antworten erhalten.

Das sollte eine virtuelle Messe, eine virtuelle Konferenz und ein virtueller Kongress definitiv leisten:

  • verschiedene Möglichkeiten direkt miteinander zu kommunizieren: Chat, Anrufe, Video-Anrufe
  • Interaktionen am Stand mit UnternehmensvertreterInnen und MessebegleiterInnen
  • ebenso die Interaktion mit Unterlagen am Stand: Videos & Bilder anschauen, Flyer und Broschüren durchblättern und mitnehmen / abspeichern für später
  • Visitenkarten: hat man ein anregendes Gespräch geführt, einen interessanten Stand gesehen, möchte man im Nachhinein nochmals in Kontakt treten, so muss auch im virtuellen Raum der Austausch von Visitenkarten möglich sein.

 

Das sind die grundlegendsten und wichtigsten Rahmenbedingungen, die ein Anbieter von virtuellen Messe- und Konferenzumgebungen bereitstellen sollte. Und für Sie ein Leitfaden und ein kleiner Ratgeber, auf was Sie achten können, damit Sie Ihren Besuchern und Partnern ein gelungenes, virtuelles Messeerlebnis ergmöglichen. So wird das virtuelle Event zu einer positiven Erfahrung, mit der Sie beeindrucken können.

Sollten Sie weitere Fragen haben, oder sich eine virtuelle Lösung für Messen, Kongresse und Konferenzen einmal näher anschauen und erklären lassen wollen, können Sie gerne mit uns Kontakt aufnehmen. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören.

 

Ihr Phionik-Team